Ab 01.01.2025 gelten neue Regelungen für Unternehmen zum Thema E-Rechnung. Hier finden Sie alles, was Sie über die kommenden Änderungen zur E-Rechnungspflicht wissen müssen.
Was ändert sich ab 2025?
Ab 2025 wird die Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland und der EU deutlich erweitert. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt nicht nur Rechnungen an die öffentliche Hand elektronisch übermitteln, sondern auch zwischen Unternehmen (B2B) wird die elektronische Rechnungsstellung zunehmend zur Pflicht. Diese Erweiterung folgt der EU-Richtlinie zur E-Rechnung, die einheitliche Standards für den Rechnungsaustausch schafft.
Häufig gestellte Fragen zur Umsetzung der E-Rechnung:
Das Bundesministerium der Finanzen bietet eine Übersicht der häufigsten Fragen zur Einführung der E-Rechnungspflicht an: Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
E-Rechnungen kostenfrei einsehen
Auf die Anliegen der Wirtschaft hin hat die Finanzverwaltung ein neues Tool zur Anzeige von E-Rechnungen entwickelt. Der Viewer ist über das Onlineportal der Finanzverwaltung unter ELSTER.de zugänglich. Mit diesem kostenlosen Online-Tool können E-Rechnungen im XML-Format nach dem Hochladen angezeigt werden.
Erleichterungen für Kleinunternehmer (§ 19 Umsatzsteuergesetz)
Mit dem Jahressteuergesetz 2024 (JStG 2024) wird Kleinunternehmern ab dem 1. Januar 2025 ausdrücklich die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen erspart. Wichtig: Die Verpflichtung, E-Rechnungen zu empfangen, bleibt jedoch auch nach dem 1. Januar 2025 weiterhin bestehen.
Wen betrifft es?
Betroffen sind ab 2025 alle Unternehmen, die Geschäfte innerhalb der EU tätigen und Rechnungen ausstellen. Im ersten Schritt betrifft dies vor allem Unternehmen, die mit der öffentlichen Verwaltung zusammenarbeiten. Langfristig werden jedoch auch alle B2B-Rechnungen in der gesamten EU verpflichtend elektronisch sein, unabhängig von der Branche oder Unternehmensgröße.
Wichtig:
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für Umsätze mit privaten Endverbrauchern (B2C) sowie für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
Ab wann geht es los, welche Fristen gelten?
Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen, die mit der öffentlichen Hand Geschäfte tätigen, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) übermitteln. Diese Frist gilt sowohl für neue als auch bestehende Aufträge. Im Rahmen der EU-weiten Harmonisierung wird ab 2025 auch die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise eingeführt, mit einer vollständigen Umsetzung bis spätestens 2028.
Übersicht Rechnungsformate und Zulässigkeit
| Format / Bedingung | 2025 | 2026 | 2027 | 2028 |
|---|---|---|---|---|
| Andere Rechnungsformate in Papierform oder elektronisch (z.B. PDF, JPG) bei Vereinbarung zwischen Sender und Empfänger | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt | Nicht erlaubt |
| Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro: Rechnungen in Papierform oder elektronisch (z.B. PDF, JPG) nach Absprache | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt |
| Rechnungen im EDI-Format (mit Zustimmung des Empfängers) | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Nicht erlaubt |
| Elektronische Rechnungen gemäß EN 16931 (ohne Zustimmung des Empfängers) | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt | Erlaubt |
Was gilt für den Rechnungsempfänger?
Der Rechnungsempfänger, insbesondere öffentliche Auftraggeber, sind verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Auch private Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, wenn sie im B2B-Bereich tätig sind. Dabei werden standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz kommen, um eine reibungslose Verarbeitung und Archivierung zu ermöglichen.
Der Empfang von E-Rechnungen muss von allen Unternehmen sichergestellt werden!
Falls ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht nutzt, sind inländische Unternehmen, die geschäftlich tätig sind, bereits ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet, elektronische Rechnungen gemäß den neuen Anforderungen empfangen und verarbeiten zu können.
Auch Unternehmen, die ausschließlich Privatkunden bedienen oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis auf der Rechnung sind, sollten gewährleisten, dass zumindest der Empfang von E-Rechnungen möglich ist.
Wie erfolgt die Zustellung?
Die Zustellung von E-Rechnungen erfolgt in der Regel über digitale Plattformen oder spezialisierte E-Rechnungsportale. In Deutschland erfolgt die Einreichung von E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber über das zentrale Portal „ZRE“ (Zentraler Rechnungseingang). Ab 2025 müssen auch Unternehmen im B2B-Bereich darauf vorbereitet sein, Rechnungen über elektronische Kanäle zu übermitteln. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die richtigen Formate und Schnittstellen verwenden, um die E-Rechnungen korrekt zuzustellen.
Achtung:
Durch den verstärkten Empfang von Dateianhängen per E-Mail erhöht sich das Risiko von Cyberangriffen. E-Rechnungsdaten sollten deshalb vor dem Import auf Schadsoftware überprüft werden.
Gibt es Ausnahmen?
Die Ausstellung einer E-Rechnung ist nicht in jedem Fall verpflichtend. Rechnungen mit einem Betrag bis zu 250 Euro (Kleinbetragsrechnungen) können weiterhin in anderer Form, zum Beispiel in Papierform, übermittelt werden. Dies gilt auch für Fahrausweise. Darüber hinaus sind Rechnungen für steuerfreie Leistungen gemäß Paragraf 4 Nr. 8 bis 29 des Umsatzsteuergesetzes von der Pflicht ausgenommen.
Kleinunternehmer (Paragraf 19 Umsatzsteuergesetz)
Aufgrund der neuen Regelungen des Jahressteuergesetzes 2024 sind Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2025 von der Umsatzsteuer befreit (ohne Anspruch auf Vorsteuerabzug). Daher besteht für sie keine Verpflichtung, E-Rechnungen im neuen Format auszustellen. Sie können weiterhin Rechnungen in Papierform oder einem anderen elektronischen Format, wie beispielsweise PDF, erstellen.
Wichtig:
Kleinunternehmer müssen jedoch nach wie vor in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Aufbewahrungsrichtlinien
E-Rechnungen müssen wie Papier-Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt werden. Dies gilt sowohl für öffentliche als auch private Unternehmen. Die Aufbewahrung muss in einem sicheren und unveränderbaren Format erfolgen, das den Zugriff und die Lesbarkeit jederzeit ermöglicht. Besonders wichtig ist, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem für die Finanzbehörden zugänglichen und prüfbaren Format gespeichert werden.
Für weitere Informationen wenden Sie sich an die zuständigen Behörden oder informieren Sie sich auf den offiziellen Webseiten der öffentlichen Verwaltung und der Steuerbehörden.
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