Abgleich Outlook Kalender - Google Konto

Synchronisieren von Outlook-Kalendern mittels Google

Um mehrere Outlook-Kalender mit Google zu synchronisieren, wird das Outlook-Plugin OutlookCalDavSynchronizer benötigt. Dieses lässt sich in der jeweils aktuellen Version hier herunterladen.

Einrichtung

Installation

Nach dem herunterladen des .zip-Archivs entdecken wir dieses mit:

Rechtsklick → Alle extrahieren… → (im folgenden Fenster ohne etwas zu verändern) Extrahieren

Im sich nun neu geöffneten Fenster führen wir die Datei „Setup.exe“ aus, um die Installation zu beginnen.

WICHTIG: Nicht den Installationspfad ändern, da dieser sonst bei jedem Update neu angepasst werden muss. Mehr dazu in der Sektion Update.

Sollten Sie Outlook bereits vor der Installation geöffnet haben, müssen sie das Programm nach der Installation von CalDav neu starten. In der Reiterleiste sollte nun der Reiter „CalDav Synchronizer“ aufgetaucht sein. Wenn nicht, lesen sie den Abschnitt CalDav (Re)Aktivieren.

Sollte ein Fenster erscheinen, dass Sie zum Update von CalDav auffordert, lesen Sie den Abschnitt CalDav updaten.

Google-Konto mit CalDav verknüpfen

Wichtig: Bevor Sie hier fortfahren, stellen Sie sicher, dass mit der von Ihnen im folgenden einzusetzenden E-Mail-Adresse ein Google-Konto eingerichtet haben. Sie sollten den Google-Kalender sicherheitshalber wenigstens einmal bereits om Browser geöffnet haben.

Öffnen Sie zunächst die Outlook-Kalenderansicht und erstellen Sie einen neuen Kalender. Dieser wird später mit dem Google-Kalender synchronisiert. Vergessen Sie nicht den Kalender unter dem Reiter „Meine Kalender“ unten links zu aktivieren (mittels einem Klick in die Box).

Öffnen Sie den CalDav-Reiter.

Klicken Sie auf den Button Syncronization Profiles.

Klicken Sie oben links auf das kleine grüne Puls, wählen sie im folgenden Fenster „Google“ und bestätigen Sie mit OK

Geben Sie bei Name: Ihren Namen, Initialen oder Ihre Position ein. Dieser dient lediglich der späteren Organisation, wenn man noch mehr Profile anlegen will.

Im Bereich „Outlook Settings“, klicken Sie in die kleine Box unter „Outlook Folder“ und danach auf den Button mit den drei Punkten … ganz rechts. Wählen Sie im dem sich nun geöffneten Fenster den Kalender, den Sie vorhin erstellt haben und bestätigen mit OK

Im Bereich „Server Settings“ geben Sie in das freie Eingabefeld Email address: Ihre E-Mail-Adresse ein, mit der sie ein Google-Konto erstellt haben und sie für den Kalender verwenden wollen. Klicken Sie im Anschluss auf den Button Do Autodiscovery

CalDav wird nun eine Verbindung zu Google herstellen und nach dem zu Ihrem Konto gehörenden Kalender suchen. Nun wird sich ein neues Fenster öffnen, in dem sie den richtigen Kalender auswählen sollen. Dies hat den Hintergrund, dass Google zu jedem Kalender standardmäßig zwei zusätzlich Kalender anlegt, Geburtstage & Feiertage in Deutschland. Wählen sie den Eintrag aus, bei dem Sie unter dem Titel „DisplayName“ Ihre E-Mail-Adresse sehen & und der Eintrag unter dem Titel „CalDav Url“ wie folgt aussieht:

/caldav/v2/Ihre E-Mail-Adresse/events/

Haben Sie diesen Eintrag gefunden und ausgewählt, bestätigen Sie mit OK. Taucht kein entsprechender Eintrag auf, hat Ihre E-Mail-Adresse vermutlich keine Google-Verbindung. Ist alles gelaufen wie es sollte, erscheint ein Fenster mit der Nachricht Connection test successful. Schließen Sie dieses mit dem OK-Button. Im Feld „Detectet Url:“ sollte nun eine URL mit folgendem Aufbau erschienen sein:

https://apidata.googleusercontent.com/caldav/v2/Ihre E-Mail-Adresse/events/

Sollte diese nicht übereinstimmen, oder es Probleme mit der Auto-Verbindung geben, können sie diese URL durch betätigen des Buttons Edit Url editieren. Durch ein zweites drücken des Buttons wird das Feld wieder gesperrt.

Achtung: Sollten Sie die URL manuell einschreiben oder editieren wollen, achten Sie darauf, dass das letzte Slash (/), also das nach …/events/ auch wirklich da steht. Andernfalls wird die URL nicht funktionieren.

Im Bereich „Sync settings“ sind folgende Einstellungen sicherzustellen:

• Synchronization Mode: Outlook←→Server (Two-Way)
• Conflict Resolution: Automatic
• Synchronization interval (minutes): 5 (optional, kann frei nach belieben gewählt werden, jedoch ist 5 empfehlenswert

Nun schließen wir die Einrichtung mit betätigen von OK ab. Mit der Schaltfläche Synchronize now kann man die Kalender auch jederzeit manuell synchronisieren.

Kalender von Mitarbeitern synchronisieren

Um einen oder mehrere Kalender von Mitarbeiter(n) ebenfalls in Outlook anzeigen zu lassen, müssen wir in Google deren Google-Kalender abonnieren. Dazu geben wir unter „Weitere Kalender“ im Feld „Weitere Kalender hinzufügen“ die E-Mail-Adresse unseres/unserer Kollegen ein,

bestätigen durch das Drücken der Enter-Taste und bestastigen im sich nun öffnenden Fenster mit Klicken des Buttons Anfrage senden.

Der Kollege erhält nun eine E-Mail, in welcher sich ein Bestätigungslink befindet, welchen er in einem Browser öffnen muss.

Achtung: Eine solche Anfrage, bzw. ein solches Abonnement funktioniert nur in eine Richtung. Ihr Kollege muss Ihnen ebenfalls eine Anfrage schicken, welche Sie bestätigen müssen.

Im folgenden öffnet sich die Kalender-Konfiguration von Google, hier können Sie Ihren Kalender für Ihren Kollegen, bzw. dessen Kalender freigeben.

Bestätigen Sie zum Abschluss mit Speichern.

Achtung: Achten Sie darauf, dass das Kästchen Diesen Kalender öffentlich machen NICHT mit einem Haken versehen ist, sonst kann jeder Ihren Kalender einsehen.

Von nun an wird Ihr Kalender in Outlook mit denen Ihrer Kollegen synchronisiert.

Update

Das Plug-In Outlook CalDavSynchronizer wird stetig weiterentwickelt, um bessere Stabilität, mehr Möglichkeiten und eine stets sichere Synchronisierung zu gewährleisten. Darum werden immer wieder Updates zur Verfügung gestellt, die Sie installieren sollten.

Steht ein Update zur Verfügung, erscheint beim Start von Outlook oder einer Kalender-Synchronisation ein Fenster, welches sie darauf hinweist. Mit dem Button Install new version wird die Installation der neuen Version eingeleitet, mit OK übersprungen. Bestätigen Sie während der Installation einfach immer mit OK, bis diese vorbei ist. Starten Sie danach Outlook neu. Sollte nach der Installation des Updates der CalDav Synchronizer-Reiter fehlen und ein gelber Balken mit der Meldung „ADD-IN-PROBLEM“ erscheinen, lesen sie den Abschnitt CalDav (Re)Aktivieren.

Achtung: Wurde während der ursprünglichen Installation der Installationspfad geändert, muss dieser bei der Installation ds Updates entsprechend angepasst werden.

CalDav (Re)Aktivieren

Outlook deaktiviert manchmal Plug-Ins, wenn diese den Start von Outlook verlangsamen. Sollte Outlook nach der Installation oder dem Update einen gelben Balken mit der Meldung „ADD-IN-PROBLEM“ anzeigen und der CalDav-Reiter nicht in der Reiterleiste angezeigt werden, klicken Sie auf den Button Deaktivierte Add-Ins anzeigen….

Im sich nun neu geöffneten Fenster müssen sie zum Eintrag „CalDavSynchronizer“ und drücken sie den Button Dieses Add-In immer aktivieren, um CalDav wieder zu reaktivieren.

Profile löschen

Die derzeitige Löschfunktion von CalDav (rotes ‚X‘ im Menü ‚Synchronization Profiles‘) funktioniert zum jetzigen Zeitpunkt (Version 2.0.2) noch nicht. Der einzige Weg, um ein Profil zu löschen (und alle anderen auch mit), liegt darin, die Datei Profiles.xml zu löschen. Diese findet man unter dem Pfad:

C:\Users\<username>\AppData\Local\CalDavSynchronizer

Falsche Google-Konto-Anbindung entfernen

Bekommt man nach der Autodiscovery einen falschen Google-Account zurück, d.h. es wird ein der Kalender einer anderen E-Mail angesprochen, müssen die Response-Tokens von Google gelöscht werden. Unter dem Pfad

C:\Users\<username>\AppData\Roaming

muss der Ordner ‚Google.Apis.Auth‘ gelöscht werden. Einzelne Tokens zu löschen reicht nicht, es muss durch die CalDav/Google-Konto-Authentifizierung ein neues Token für das jeweilige Konto angelegt werden, danach kann man sich wie gewohnt in alle anderen möglich vorhandenen Google-Accounts eingeloggt werden.

CalDav-Sync-Fehler

Bring CalDav eine Fehlermeldung nach der bereits erfolgreich durchgeführten Google-Anbindung, sollte man unter ‚Synchronization Profiles‘ den Button Test settings betätigen. Kommt die Meldung Connection test successful kann die Meldung ignoriert werden. Sollte diese Meldung nicht kommen, sollte CalDav neu eingerichtet werden.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit gern zur Verfügung.

Ihre internet Dienstleistungen Angelika Riechert